Það er æði misjafnt hversu mikinn tölvupóst fólk fær og þarf að takast á við í vinnu sinni. Mér finnst ég eyða alltof miklum tíma í að fara yfir og svara tölvupósti og hef þróað með mér vinnuferli sem mér langar að fara yfir í þessari færslu ásamt því að hugsa upphátt og reyna að leita að leiðum til að flokka eða endurhugsa póstnotkun mína.
Eins og fjölmargir aðrir þá fæ ég alltof mikið af tölvupósti og á stundum fæ ég í magann við að opna pósthólfið. Hellingur af ólesnum pósti og enn meira af óflokkuðum pósti sem liggur í innhólfinum.
Sem kerfisstjóri þá er ég með um 10 netföng og ég fæ töluvert af tölvupósti frá fólki sem vantar hjálp, ýmis kerfi sem senda mér tilkynningar, póstþjónar sem láta vita af ruslpósti í síum eða bara viagrasölumenn sem vilja kynna fyrir nýungar fyrir mér.
Það er langt síðan ég setti mér Zero-Email reglu sem fyrir mér þýðir að ég tækla allan póst sem kemur jafnóðum. Ég eyddi öllum tilkynningum eða ruslpósti strax, flokkaði póst í möppur sem ég var búinn að svara en skildi eftir í inbox hluti sem ég átti eftir að gera. Þannig fékk ég einfalt yfirlit yfir póst sem ég átti eftir að svara eða verk sem ég átti eftir að vinna.
Síðan reglulega missi ég tökin á skipulaginu eins og núna og þá fyllist hægt og sígandi í innhólfið hjá mér og núna hef ég ekki flokkað síðan í mars og það eru nokkrir tugir þúsunda tölvupósta í tveimur stærstu pósthólfunum mínum. Það er fljótlegt að henda meira en helming af þessum pósti með því að raða mótteknum pósti eftir sendenda og síðan eyða og renna yfir póstinn og raða í viðkomandi möppur.
Ekkert stórmál og eftir 3-4 klukkutíma ætti ég að vera búinn að þessu en mig langar að endurhugsa tölvupóstinn aðeins og skoða hvort hægt sé að gera þetta á skilvirkari hátt.
Ekki geyma stóran póst
Þó svo að það hafi minnkað að fólk sé að senda stórar ljósmyndir eða myndbönd með tölvupósti eftir að Youtube og ýmsar ljósmyndaþjónustur (eða Facebook) kom þá gerist það enn. Ef ég fæ skemmtileg myndbönd sem ég vill geyma þá hægri smelli ég á myndbandið og vista það á tölvunni og eyði síðan póstinum. Sama á við um ef ég sendi myndband því þá tekur það pláss í sendum pósti sem er best að eyða til að spara plássið. Flest góð póstforrit eins og Outlook er með eiginleika til að raða pósti eftir stærð en þannig er hægt að skoða innhólf og sendan póst og eyða stórum pósti.
Þetta er ansi mikilvægt því stórar póstskrár geta valdið vandræðum og taka oft pláss á póstþjóni en pláss kostar fyrirtækið penning og getur hægt á tölvu viðkomandi. Einnig er enduruppsetning á pósthólfi mun seinlegri vegna stærðar.
Einkapósthólfið mitt er síðan 2004 og er í dag enn undir 2GB að stærð vegna þess að ég passa vel uppá viðhengin.
Hvert svar verður að bæta einhverju við málið
Mér finnst óþarfa tölvupóstur hafa aukist mikið eftir að miðlar eins og Facebook urðu vinsælir. Mér skoðun er sú að svara aldrei tölvupósti nema að til að tilkynna að verkið er búið eða til að fá frekar upplýsingar um verkið. Ég reyni að senda aldrei tölvupóst sem stendur bara “takk” eða “takk fyrir hjálpina” o.s.frv. Gott að hugsa, bætir þetta svar einhverju við umræðuna eða er þetta bara óþarfa póstur sem minnkar þannig framleiðni mína og viðtakanda.
Eyddu eða flokkaðu pósti sem þarf ekki að svara
Ef þú ert að fara yfir innhólfið þá er um að gera að setja póst sem þú vilt geyma í möppur eða einfaldlega eyða honum. Ég hef eytt löngum tíma í að flokka póst sem stendur bara “takk” í en ég er hættur því í dag. Núna eyði ég öllum pósti sem bæta engu við málið eða eru frá einhverjum sem ég þekki ekki og þarf ekki að geyma.
Fjölpóst er yfirleitt einfalt af skrá sig af eða einfaldlega hægri smella á fjölpóstinn og láta SPAM síu eyða honum strax við móttöku.
Forgangsraða, flokka greinar og Podcast frá
Ég byrja á því að renna yfir allann póst, eyði því sem ég get og síðan er ég með sérstaka möppu sem ég nefni SKOÐA en þangað set ég greinar sem ég fæ í pósti og langar að lesa seinna. Þangað set ég sem sagt allt efni sem ég fæ sem ég vill ekki henda og ætla samt að skoða. Þetta eru yfirleitt greinar frá tæknibloggum, Podcast, krúttleg kattamyndbönd eða almennt mediaefni sem tengist vinnunni ekki.
Nálgast tölvupóst eins og hvert annað verk
Ég set mér 45 mínúndur sem hámark í að fara yfir og svara tölvupósti þegar ég mæti á morgnana og síðan aftur 45 mínúndur seinni partinn. Eins og með flest önnur verk þá er best að nálgast lestur/flokkun á tölvupósti sem hvert annað verk sem ég einbeiti mér að og klára eins hratt og vel og ég mögulega get.
45 mínúndur er hámark sem ég set mér en sjaldan fullnýti ég þennan tíma.
Svara innan sólarhrings
Sólarhringur er langur tími en ég setti mér snemma þá reglu að svara öllum fyrirspurnum innan 24 tíma. Ef það klikkar þá biðst ég afsökunar og klára málið með viðkomandi. Allt yfir sólarhring í að svara pósti er að mínu mati merki um aðila sem er óskipulagður og “un-professional”.
Ég vill meina að ég sé metinn af þeim vandamálum/verkefnum sem ég leysi en ekki afþví hversu snöggur ég er að svara póstinum. Ég reyni því að vinna verkið strax og senda tölvupóstinn þegar ég sé að verkið er búið eða þegar ég get gefið tímaramma sem stenst.
Stöðluð copy/paste svör eru í lagi
Ég mundi segja að töluverður hluti af því sem ég geri í vinnunni eru endurtekningar, sem sagt stofna notendur, aðgangsstýra, breyta notendum/netföngum eða loka notendum. Vegna þessa er ég með textaskjal á desktop hjá mér með ca 10 stöðluðum svörum/leiðbeiningum sem ég sendi þegar ég hef lokið verkinu. Stöðluð svör hafa sparað mér mikinn tíma því ég þarf bara að breyta smá hluta af póstinum í stað þess að semja hann allann.
Annað hvort nota stöðluð svör eða búa til leiðbeiningar með skjáskotum ef verkið er flóknara. Ég fylgist með leiðbeiningum sem ég er að skrifa og senda fólki í tölvupósti. Ef ég er alltaf að svara sama hlutnum aftur og aftur í tölvupósti þá er líklega skynsamlegra að stoppa aðeins við og skrifa leiðbeiningar sem ég get einfaldlega vísað í og minnkað þannig endurteknar fyrirspurnir.
Ef rekjanleiki er ekki nauðsyn
Oft er nauðsynlegt að svara með tölvupósti til þess að geta rekið málið aftur seinna en það er ekki alltaf svoleiðis. Með innanhúspóst þá finnst mér fljótlegra, betra og persónulegra að standa einfaldlega upp og rölta að skrifborði viðkomandi í stað þess að svara með pósti. Oft mun betra að eyða nokkrum mínúndum í það og klára málið í stað þess að senda nokkra pósta fram og til baka. Sama á við um símtöl, ef rekjanleiki er ekki nauðsyn þá er oft skynsamlegra að hringja í viðkomandi.
Vitanlega er þetta svo sem ekki tæmandi listi yfir aðferðir sem hægt er að venja sig á en þetta eru þær helstu sem hafa gagnast mér.
- Tækla sem hvert annað verkefni
- Svara innan 24 tíma
- Eyða því sem ekki þarf að geyma
- Flokka greinar, podcast og annað media efni í sér möppu
- Halda innhólfi tómu (bara verkum sem er ólokið)
Mjög sniðugt því farsímar samstilla bara innhólfi og því lítið í símtæki - Bara svara ef svarið bætir einhverju við umræðuna
- Hitta eða hringja í viðkomandi ef rekjanleiki er ekki nauðsyn.
Hjálpaði þetta þér eitthvað eða notarðu einhver önnur ráð til að tækla póstinn þinn?
