Microsoft Outlook notar PST eða OST (fyrir Exchange notendur) skrá sem inniheldur öll gögn sem eru í Outlook, hvort sem það sé tölvupóstur, dagbók eða tengiliðir. Þessi skrá stækkar með tímanum og því er sniðugt að láta Outlook afrita gamlan póst í auka PST skrá. Þetta er sniðugt vegna þess að leitin í Outlook verður hraðari, þetta minnkar líkur á vandræðum útaf stórum PST skrám ásamt því að þetta minnkar pósthólfið sem er hýst á póstþjóni, hjá þeim sem nota Exchange (og mögulega IMAP notendum líka).
Margir kannast við tölvupósta frá tölvudeildinni þar sem starfsmenn eru beðnir að fara yfir pósthólfið með það að markmiði að eyða stórum pósti og þannig minnka pósthólfið sitt. Þetta er skiljanlegt þar sem póstur er yfirleitt hýstur á netþjónum fyrirtækisins og tekur því pláss og pláss kostar pening. Vitanlega geta kerfisstjórar archive´að á póstþjóni yfir á auka diska en flestir vilja líklega að starfsmenn geri þetta beint á vélum sínum.
Viðbót: Þetta er samt ekki gallalaus aðferð því notendur hafa ekki lengur aðgang að öllum gömlum pósti í öðrum tækjum en á tölvunni sem er með Archive og fæstir muna líklega eftir því að afrita Archive.pst skránna.
Að færa póst úr aðalpósthólfi yfir í auka pósthólf er almennt kallað “að Archive´a” og svona er þetta gert í Outlook 2016 en ferlið er eins í flestum eldri útgáfum.
Byrjaðu á því að opna Outlook, smelltu á Folder flipa og þar næst á AutoArchive Settings.
Núna þarf að haka í 1) “Archive items in this folder using the default settings” og næst er smellt á 2) “Default Archive Settings” til þess að stilla default gildi
Venjulega læt ég AutoArchive keyra á 3) 14 daga fresti en hægt er að leika sér með þetta aðeins. Best er að taka hakið úr 4) “Delete expired items“. Næst þarf að tryggja að hakað sé í 5) “Move old items to” en alls ekki “Permanently delete old items” því þá eyðir Outlook sjálfkrafa gömlum pósti.
Hér finnst mér ágætt að vera með archive.pst undir Documents\Outlook Files\
Síðan til að virkja þessar stillingar á allir möppur í viðkomandi pósthólfi þá er smellt á 6) “Apply these settings to all folders now“.
Þá ættu allar stillingar að vera réttar og Outlook mun sjálfkrafa renna í gegnum pósthólfið þitt á 14 daga fresti og afrita póst sem er eldri en 6 mánaða í auka .pst skrá.
