Þessi pistill fjallar um hugleiðingar mínar varðandi snjalltæki í vinnuumhverfi og þá helst hvað snýr að tölvupósti starfsmanna. Ég mun síðan skoða og fjalla um skjalavinnsluna og öryggismál á næstunni.
Ég tel mig sem kerfisstjóri prófað ansi margt í þessum efnum en ég hef notað BlackBerry, Nokia E-series, Iphone, Android og nú síðast Windows Phone síma og í dag eftir nokkra mánaða prófanir veit ég að það er kerfi hentar mér og mínum notendum mjög vel. Þó að hin tækin hafi leyst tölvupóstsamskipti ágætlega þá er native Exchange Active Sync (EAS) stuðning í Windows Phone 8 ( WP8 ) og styðja tækin því langflestar EAS reglur á markaðnum.
Þetta til viðbótar við góða skjalavinnslu og BitLocker dulkóðun á öllum gögnum sem í tækinu eru (Device Encryption) sem hefur sannað gildi sitt hjá mér en dulkóðun tækja hefur hingað til verið aðalsmerki BlackBerry.
Vitanlega er engin leið „rétt“ í þessum efnum og margar lausnir á markaðnum en samkvæmt minni reynslu þá ætlast fyrirtækið til meira af snjallsíma notendum en að þeir svari tölvupósti með einföldu „Já eða Nei“. Tölvudeildir fyrirtækja verða því að gera starfsmönnum mögulegt að vinna í tækjunum sínum, skoða sameiginleg skjöl ásamt því að geta breytt þeim. Þegar þeir hafa gert það þá verða þeir að geta sent sínar viðbætur á samstarfsmenn með snjallsímanum sínum án þess að skemma/rugla formati á skjalinu.
Hvers vegna ættu fyrirtækin annars að kaupa snjallsíma sem oft kosta það sama og öflugar fartölvur ?
Fjarvinnsla með snjalltækjum
Í raun og veru eru alls ekki svo mörg ár síðan eingöngu yfirmenn eða stjórnendur fyrirtækja fengu tölvupóstinn í símann sinn. Án þess að fara nákvæmlega yfir þá þróunn í þessari grein þá var þessari þörf yfirleitt svarað með einföldum BlackBerry tækjum. Þessi tæki voru örugg, auðveld í rekstri og gerðu tölvudeildum kleift að reka kerfin sín á áfram í að mestu óbreyttri mynd (BIS frá ISP eða sjálfir með BES þjón).
Þetta hefur breyst mikið síðustu ár, en með betri snjalltækjum og almennri útbreiðslu þeirra hefur krafan um notkun snjallsíma undir fyrirtækjapóst aukist frá öllum starfsmönnum. Segja má að þessi þróun hafi byrjað fyrir alvöru þegar Nokia kom með E týpurnar sínar á markað en með þeim var hægt að sækja beint af Exchange með Exchange Active Sync (EAS), OpenHand, Lotus Notes Traveller eða með BlackBerry client.
Sjá líka: Fyrirtæki og Snjallsímar – Öryggi og notagildi
Tölvupóstur og samstilling (í stuttumáli)?
Mjög misjafnt er hvort fyrirtæki hýsi póstþjóninn sinn sjálf eða úthýsi þjónustunni og þá líka hvaða samskiptastaðla þessir póstþjónar bjóða uppá (POP3/IMAP eða Exchange Active Sync (EAS eða Outlook Anywhere)). Mjög margir nota EAS samskipti í dag þó að þeir viti ekki af því en aðalmunur á EAS og öðrum stöðlum er að hann byggir á þrýstiboðum (push) meðan aðrir staðlar sækja póst eftir fyrirframskilgreindum skima.
EAS á alltaf að fara yfir HTTPS til að fyllsta öryggis sé gætt (enda RPC yfir HTTP).
Án þess að útskýra í smáatriðum hvernig POP, IMAP virka þá má segja að þú notir þessa staðla ef þú vilt bara sækja tölvupóst í tækið þitt (ekki dagbók, tengiliði o.s.frv). Pop3 sækir sem sagt póstinn til að lesa (offline reading) meðan IMAP samstillir póstinn eftir skema. IMAP póstur sem þú lest í snjalltæki merkist sem sagt sem lesinn í borðtölvunni en stærsti gallinn er að það vantar þrýstivirkni (Push) í IMAP og uppfærist hann því ekki í rauntíma. EAS og IMAP eiga það sameiginlegt að gögn notenda eru hýst miðlægt á netþjóni meðan Pop3 tæmir pósthólfið sem er miðlægt (yfirleitt en hægt að stilla).
EAS er svipað gamall staðall og POP/IMAP en hefur þróst ágætlega með kröfum markaðins en með EAS þá færðu sömu samvirkni við póstþjón og eins og þú værir staddur innanhús (MAPI eða Messaging API).
Í EAS uppsetningu eru upplýsingar notenda uppfærðar sjálfkrafa í rauntíma á snjalltæki og í önnur póstforritið sem styðja EAS (t.d. Apple Mail, Outlook, snjallsímar, EAS gerir þannig notendum kleift að samstilla tölvupóst, dagbók, verkefni og tengiliði beint við póstþjón ásamt því að ýta tölvupósti og tilkynningum í rauntíma yfir í snjalltækin (Push). Þetta er spjaldtölvur o.s.frv.). Þetta gerir uppsetningu á nýju tæki (tölvu og snjalltækjum) mjög einfalda þar sem póstur, tengiliðir, dagbók og verk samstillast sjálfkrafa frá miðlægum þjóni.
Eins og fyrr segir er þetta líkla hægt með IMAP (bara post þó) en munurinn er að EAS ýtir upplýsingum á tækið meðan IMAP þarf að sækja eftir fyrirfram ákveðnum reglum.
Ef notandi með EAS uppsetningu les t.d. póst í símanum þá er hann ekki lengur ólesin í Outlook sem er þæginlegt ef starfsmaður er ekki við tölvu, þá merkir hann pósta sem þarf að skoða betur sem ólesna og bregst síðan við þeim þegar á skrifstofu er komið. Einnig ef notandi bætir símanúmeri í tengiliðaskrá þá uppfærist það á póstþjóninn sem síðan uppfærir það í Outlook. Þetta geta flestir ef ekki allir símar sem seldir eru sem snjallsímar í dag gert í einhverri mynd ef bakendinn styður það.
Ef snjalltæki er sett upp með EAS notenda þá getur kerfisstjóri (eða notandi sjálfur í gegnum Outlook Web App – OWA) einnig framkvæmt remote wipe á tækjum sem týnast eða þeim er stolið en þetta tekur aðeins nokkrar sekúndur í framkvæmd. Með Remote Wipe þá er tækið frumstillt og öllum gögnum eytt af því (bæði tæki og minniskorti) en þessi „leiðindi“ verða starfsmenn að sætta sig við ef þeir tengjast póstþjóni fyrirtækis. Þetta er hægt í “öllum” tækjum sem tengjast með EAS staðli.
Uppsetning á tölvupósti í WP8 er mjög einfalt ferli en það er sýnt ágætlega í þessu Youtube myndbandi:
Þessi tengt þá er Google hættir að bjóða uppá EAS samstillingu en eins og ég fjalla um HÉR þá hefur Google tilkynnt að þeir ætli að hætta að bjóða uppá EAS fyrir nýja notendur að Gmail og færa þjónustur sínar yfir í IMAP, CalDAV og CardDAV. Skýring Google var að þeir vildu hætta með EAS til að nota Opin Source en nokkrum mánuðum seinna virðist Google vera hættir við það aftur þar sem CalDAV sem þeir nota er ekki Open Source heldur á lokuðum API (Proprietary API).
EAS þjónustan verður samt enn virk á núverandi notendur og þá sem kaupa aðgang að Google Apps en eins og flestir vita þá eru Google Apps ekki ókeypis lengur. Þetta gerði það að verkum að ég er hættur að nota “ókeypis” Gmail og færði private póstinn minn yfir á Outlook.com sem býður uppá allt Gmail hefur ásamt því að hafa fullann EAS stuðning. Það tók alveg heila mínundu fyrir mig sem einstakling að hætta að nota Gmail, ég skráði mig inn og setti áframsendingu á Outlook.com sem er með fullan EAS stuðning.
Þetta er aðeins meira mál hjá fyrirtækjum en í grunninn þá þarf að exporta pósti > breyta DNS stillingum (MX) og síðan Importa í Outlook.com
Niðurstaða
Þó svo að ég noti WP8 síma í dag þá virkar EAS samstilling vel í iPhone og Android en viðmót, uppsetning og notkun á tölvupósti í WP8 er að mínu mati í sérflokki og sannarlega með því besta sem ég hef prófað hingað til. Sem kerfisstjóri veit ég að það er oft höfuðverkur að setja upp tölvupóst hjá Android notendum þó svo að þetta eigi að vera einfallt (með auto discovery). Aðalástæða er sú að Android notendur eru oft á misjöfnum útgáfum af stýrikerfi og getur uppsetning og virkni verið misjöfn milli OS útgáfna meðan þetta er alltaf eins í Windows Phone.
Verkefni mitt sem kerfisstjóra/innkaupastjóra er ekki bara að kaupa falleg og/eða skemmtileg tæki fyrir vinnufélagana, ég verð að horfa á innkaup á þessum dýru tækjum út frá hagsmunum fyrirtækja (ROI).
